Management de projets et la métaphore de la course de relais

La métaphore de la course de relais est particulièrement bien adaptée au management de projets dans la mesure où la vitesse – d’étude, d’exécution, de mise sur le marché, etc. – est devenue un critère discriminant et qui souvent prime toutes autres considérations. Ceci est particulièrement vrai dans les cas à forts enjeux et/ou concurrence, les cas d’urgence ou de crise.

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Ce qu’il importe de comprendre dans la métaphore de la course de relais est que c’est réellement une performance d’équipe. C’est l’équipe toute entière qui contribue à gagner la course et gagner la course est bien l’objectif poursuivi.

Dans cette course, au-delà des performances individuelles, c’est la manière dont sera passé le relais (matérialisé par le témoin ou bâton) qui détermine la victoire. En effet, rien ne sert d’avoir d’excellent sprinters si le bâton tombe systématiquement à chaque passage. Ce qui importe c’est le temps mis par le témoin à passer la ligne d’arrivée, pas les records de vitesse individuels.

Le passage du relais doit être intégral. On ne peut pas passer le relais à moitié, on ne peut pas passer un demi relais, on ne peut pas passer une partie du relais et continuer à courir pour donner l’autre partie manquante plus tard.

Ces évidences dans la course de relais en font une excellente métaphore pour rappeler l’importance du complet-conforme, requis à toutes les étapes d’un projet. Il s’agit de disposer de toutes les caractéristiques critiques du projet nécessaires à un démarrage efficace et sans interruption pour cause d’élément manquant. C’est également une règle à respecter à chaque étape d’un projet dans laquelle une transmission de documents ou de tâches s’opère.

Si une transmission est incomplète, si les éléments requis ne sont pas intégralement disponibles, une interruption pour aller à la chasse aux éléments manquants représente l’équivalent de la course qui s’arrête car le témoin est tombé.

Notons que ce principe de complet-conforme doit être légèrement aménagé avec les méthodes agiles où il est admis que l’on ne peut pas définir intégralement toutes les caractéristiques. Les incertitudes sont compensées par les différentes d’itérations.

Le passage de relais suppose également que le coureur qui transmet ne va pas simplement jeter le relais vers celui qui reçoit mais le transmettre de manière apte à une bonne réception  par celui qui doit recevoir.

Réciproquement, celui qui reçoit n’attend pas passivement le passage du témoin pour se mettre en route. Il anticipe le passage du témoin, commence à prendre de la vitesse afin d’être non seulement prêt à recevoir le relais, mais d’être pleinement opérationnel pour son bout de course. Autrement dit, dans un contexte d’exécution de projet, être en mesure d’exécuter les tâches requises de manière optimale, au moment où il le faut, afin que la “course” ne soit pas interrompue, ni même ralentie.

Ceci suppose que les exécutants, tout comme les coureurs dans la course, restent vigilants et conservent le témoin en vue.

  • S’il paraîtrait curieux que l’entraîneur envoie l’un des coureurs participer à une autre compétition en attendant que le témoin lui arrive, c’est pourtant bien ce qui est fait en management de projets. Les ressources managers sont objectivés sur la productivité de leur ressources, ce à quoi ils s’emploient, au détriment bien souvent des performances projets.
  • Il paraîtrait tout aussi curieux qu’un coureur finisse d’abord une grille de mots fléchés avant de se lever, prendre le témoin et commencer à courir. Or là encore, en mode projet, de nombreux acteurs terminent des tâches non critiques avant d’éventuellement s’attaquer à des tâches critiques.

En management de projet, conserver le témoin en vue et se préparer à le prendre sans perte de temps se fait à l’aide de systèmes d’alerte avancée qui préviennent celui qui va recevoir le relais de l’imminence de son arrivée. Cela peut être un avertissement donné par l’acteur qui termine sa tâche et s’apprête à passer le témoin ou un signal du manager de projet qui coordonne la transmission des différentes tâches et livrables aux ressources qui doivent assurer la suite.

Le délai de prévenance ou d’alerte doit être suffisant pour que celle où celui qui doit recevoir le témoin se dégage des tâches non critiques pour donner la priorité aux tâches critiques qui vont arriver. Il est nécessaire de définir des règles claires en la matière : doit-on privilégier l’achèvement d’une tâche pour éviter erreurs et oublis, pour lutter contre le multitâche ou doit-on privilégier son interruption inconditionnelle au profit de la tâche critique ?

Trancher ces questions peut être plus délicat qu’il n’y paraît, d’où ma courageuse recommandation de trancher dans le contexte, par les parties prenantes elles-mêmes. L’objectif d’achever tous les projets à temps et tenir les engagements donnés aux clients demeure. C’est selon cette perspective que la décision doit se prendre.

La mention aux tâches critiques rappelle que le principe de la course de relais s’applique essentiellement aux tâches qui se trouvent sur la chaîne critique (le chemin critique nivelé en fonction des conflits de ressources), bien que le principe soit applicable plus généralement.

Management visuel

La matérialisation du relais et de sa position en mode projet peut se faire au moyen d’un élément visuel et symbolique. Le recours à des objets du type figurines de super héros, trophée, coupe, etc. est une solution envisageable et généralement populaire.

L’objet en question risque cependant de se confondre dans le décor (pour ne pas dire désordre…) ordinaire et personnalisé des bureaux. D’autant que dans un environnement multi projets, la collection d’objets symboliques peut rapidement prendre une certaine ampleur. Dans un atelier d’usinage, le témoin était figuré par un totem, un panneau d’information sur roulette suffisamment imposant et haut pour être remarqué de loin.

Au final, c’est à l’équipe et à son chef de projet de choisir la visualisation la plus adaptée à son contexte et à sa culture. L’important en la matière c’est le principe, le fond et non pas la forme.

Conclusion

La métaphore de la course de relais porte plusieurs messages que l’on peut mettre à profit pour améliorer la performance en phase d’exécution de projets. L’esprit d’équipe, la coopération et la performance d’équipe qui font gagner une course de relais sont les mêmes ingrédients pour gagner la compétition basée sur des projets.

A propos de l'auteur, Christian HOHMANN

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